市民活動センターまつり　全体会議を開催しました。
2019.11.10

第15回ひらつか市民活動センターまつり全体説明会を実施しました。
令和元年11月2日(土)　１８：００～２０：００

いよいよ、今月24日日曜日の開催本番が迫って参りました、ひらつか市民活動センターまつり。当日は、イングランド対南アフリカによる、ラグビーワールドカップ決勝戦の日と重なりました。その真剣さに負けない勢いで、出展される市民活動団体の担当者の皆さま、崇善地区の地域団体の方が、多数、出席してくださいました。その中で、たくさんの来場者をお迎えするための手順の確認などをしていきました。

Ⅰ．開催挨拶
熱田（平塚市協働推進課）による主旨説明、坂田（市民活動センター協働運営責任者）によるおまつりを盛り上げていく決意と企画会議メンバーのご紹介がありました。

Ⅱ．「ひらつか市民活動センターまつり」について、確認しました。
１．前日準備
11月23日（土）１７:３０～１９:００　（企画会議の皆さんは１５:３０集合です）
会場設営では、各団体必ず１名ご出席いただくことをお願いしました。ほか、会議室は１２：３０までのご利用、ミーティングスペースと情報コーナー、作業スペースは１４:００までのご利用となることを確認しました。

２．当日　11月24日（日）のスケジュールと注意事項について、確認をしました。
［準　備］９:００～１０:００
［開会式］９:５０～１０:００（１Fホール：パフォーマンス会場）
［センターまつり開催時間］１０:００～１５:３０
・当日の注意事項につき、資料を参照しながら、確認していただきました。
開催準備：９:００～（企画会議の皆さんは８:３０集合）
① 当日のお手伝いについて
② 飲食、休憩所の使用について
③ 片付けについて
④ 反省会について
⑤ その他
・搬入経路について　駐車は不可、停車のみといたします。
前日：１F調理室横（国道1号線から館内へ）、西側通路
当日：西側通路
※前日に自動車で搬入を希望する場合は、全体説明会終了後までにお決めいただきたく、その旨、お申し出をいただくようにしました。
・当日暴風雨の場合の屋外テントの実施可否については、前日の会場準備後に天気予報により判断します。（センターHP・FB・メールにて一斉配信）
※テントにご出展する団体より荒天時のレイアウトに関するご質問がありました。その場合は、室内の出展スペースを確保していることをご説明しました。
・災害時の緊急避難経路、外テントの消火器設置について、資料により確認しました。

３．配布資料により、会場レイアウトの確認をしました。
・出展ブースの位置、レイアウトの確認（各団体に机、椅子をどこから持ってくるかをレイアウト図に記入する）
・ブースの変更を希望する団体は希望の場所の団体と直接交渉していただくこと、
変更が決まったら、本日中にスタッフにお申し出いただくこと。
・使用備品の確認
・パフォーマンス参加団体と時間の確認

４．スタンプラリー協力のお願いをいたしました。
・来場者に配布するスタンプラリー用紙に、スタンプ（各団体で用意）を押印していただくこと、観光フェスティバルとの連携をしていること。
・景品ご協力のお願い
※スタンプ10個を集めた来場者に、１Fホール入口にて景品をお渡します。
・景品募集期間は11月21日（木）まで。未使用の日用品・文具・小物などをご提供ください。

５．市民活動ポスター展について、ご協力をお願いしました。
・Ａ２判サイズの団体ＰＲポスター募集
１１月１４日（水）までにセンターまでお持ちください。

６．広報へのご協力をお願いしました。
チラシの配布、ポスター掲示のご協力をお願いします。
・平塚駅北口でのチラシ配り
1回目：11月10日（日）１５:００～１６:００
2回目：11月20日（水）１９:００～２０:００
※開始時間１０分前までに市民活動センター受付前にお集まりください。
（途中参加は直接、平塚駅北口へお越しください。）

７．Youtube で、センターまつり動画配信中
・ひらつか市民活動センターまつり２０１９で検索！

配布資料は」、下記のものでした。
① 全体会次第
② 当日注意事項（別紙１）
③ 当日のお手伝い表（別紙２）
④ 会場レイアウト図（屋外・１階、２階）（別紙３）
⑤ 団体使用備品（別紙４）
⑥ 当日配布用会場案内図（別紙５）
⑦ Ａ３ポスター１枚
⑧ チラシ２０枚